Co kryje się pod pojęciem digitalizacji procesów biznesowych w firmie?

To pytanie, z którym zapewne wielu z Was miało okazję się zetknąć. Najczęściej digitalizacja kojarzona jest z przekształcaniem dokumentów papierowych na format cyfrowy. Ale co dokładnie to oznacza? Jakie są jej innowacyjne aspekty? Jakie korzyści mogą z niej czerpać firmy? W tym artykule postaramy się wyjaśnić, na czym polega digitalizacja procesów biznesowych w firmach i jakie może przynieść korzyści.

Definicja digitalizacji procesów biznesowych

Przekształcanie tradycyjnych procesów biznesowych firmy w środowisko cyfrowe to istota digitalizacji procesów biznesowych. Wykorzystuje ona technologie informatyczne, takie jak systemy informatyczne, aplikacje mobilne, chmura obliczeniowa, automatyzacja procesów, analiza danych, aby usprawnić, uprościć i zoptymalizować te procesy.

Cel transformacji cyfrowej

Digitalizacja może dotyczyć różnych dziedzin, w tym finansów, sprzedaży, marketingu, obsługi klienta, logistyki, zarządzania zasobami ludzkimi, czy procesów produkcyjnych. Dzięki digitalizacji firmy mogą znacznie poprawić swoje procesy biznesowe, co skutkuje oszczędnością czasu, pieniędzy i zasobów.

Przykłady digitalizacji w biznesie

Do przykładów digitalizacji w firmach należą elektroniczny obieg faktur i dokumentów, automatyzacja procesów zamówień, wirtualne biura, elektroniczne systemy zarządzania dokumentacją kadrową i wiele innych. Digitalizacja jest kluczowym elementem transformacji cyfrowej przedsiębiorstw i stanowi fundament rozwoju nowoczesnych i innowacyjnych biznesów.

Zakres digitalizacji w firmach

Każda firma, nawet w tej samej branży, ma swoje unikalne procesy biznesowe. Digitalizacja i cyfryzacja mogą być stosowane w różnych obszarach, na przykład:

• Elektroniczny obieg faktur – przechodzenie od papierowego obiegu faktur do formy elektronicznej, co przyspiesza i ułatwia ich przetwarzanie. W tym celu wykorzystywane są technologie OCR do optycznego rozpoznawania znaków i tekstu.
• Automatyzacja procesu zamówień – zastosowanie technologii do automatyzacji zamówień, co czyni proces szybszym i mniej podatnym na błędy.
• Wirtualne biura i biurka – wykorzystanie technologii do zdalnej pracy i komunikacji, co przyczynia się do oszczędności czasu i kosztów związanych z wynajmem biura.
• Elektroniczne systemy zarządzania dokumentacją – przenoszenie papierowej dokumentacji do formy cyfrowej, co ułatwia dostęp do informacji.
• Analiza danych biznesowych – wykorzystanie technologii do analizy danych, co pozwala na lepsze zrozumienie rynku i potrzeb klientów.
• Obsługa HR i procesów kadrowych – cyfryzacja spraw i procesów kadrowych, np. zgłaszanie urlopów, delegacji, e-Teczki pracownicze.
• Obsługa klientów – narzędzia CRM i zdalne prezentacje oraz konferencje, pozwalające na łatwiejszą obsługę klientów na całym świecie bez konieczności podróżowania.

Celem digitalizacji jest usprawnienie działań firmy oraz zwiększenie jej efektywności i konkurencyjności na rynku.

Na co zwrócić uwagę przy wyborze rozwiązań digitalizacji? Przy wyborze rozwiązań digitalizacji warto zwrócić uwagę na:

• Kompleksowość oferowanych rozwiązań i aplikacji;
• Dostępność zdalną i online w bezpiecznej chmurze;
• Doświadczenie partnera w realizacji skomplikowanych projektów;
• Skalowalność rozwiązań, dostosowana do rosnących potrzeb;
• Pełne bezpieczeństwo aplikacji i informacji;
• Wielojęzyczne interfejsy aplikacji;
• Możliwość łatwego konfigurowania i modelowania procesów workflow;
• Bogate portfolio referencji oraz case studies potwierdzające doświadczenie i kompetencje.